Chambre de compensation automatisée

La chambre de compensation automatisée (CCA) est un module optionnel de traitement des montants des cartes cadeaux et des points de fidélisation, ainsi que des transactions de récompense entre les marchands et le siège social. Si vous n'avez pas accès à cette fonctionnalité mais souhaiteriez l'avoir, veuillez contacter votre représentant DataCandy. Des frais additionnels pourraient s'appliquer.

Les configurations individuelles peuvent varier. Par exemple, certains clients n'accumulent pas de points sur une transaction d'échange tandis que d'autres peuvent.

Pour utiliser le module de la chambre de compensation automatisée vous devez fournir les informations bancaires pour tous vos marchands et votre siège social. Les clients devraient vérifier avec leur(s) banque(s) que le traitement automatisé des fichiers est permis.

Par exemple, si un membre achète une carte-cadeau au magasin A, la valeur en dollars est prise de ce magasin, et elle est placée dans le compte de compensation de l'entreprise. Puis, lorsque le même membre va au magasin B pour utiliser sa carte-cadeau, le magasin B est payé à partir du compte de compensation. La CCA s’assure toujours que les transactions par carte de loyauté et carte-cadeau peuvent être payées lorsqu'elles sont effectuées.

Les marchands sont facturés pour les points ou items lorsqu'ils sont accumulés et sont remboursés quand les points sont utilisés ou les items sont réclamés à leur magasin. Par exemple, un membre achète 5 cafés dans 5 emplacements différents et se mérite un café gratuit. Le membre réclame son café gratuit dans une sixième succursale. Le cout de ce café gratuit chez le sixième marchand est payé avec l'argent reçu des 5 autres marchands au moment où les cafés ont été achetés. Il est conservé au siège social jusqu'à ce que la récompenses soit réclamée. Si la récompense expire avant l'utilisation, l'argent est retourné aux marchands.

Si un marchand est réglé à Inactif, tant que la Chambre de compensation est réglée à Oui et que les informations bancaires sont valides, le montant sera inclus dans le fichier de CCA. Si la Chambre de compensation est réglée à Oui et que les informations bancaires sont invalides, le montant sera affiché dans le Sommaire de CCA mais ne sera pas inclus dans le fichier de CCA. Dans ce cas, une alerte courriel sera envoyée à support@datacandy.com

La CCA peut aussi être configurée pour rembourser une somme inférieure au montant total de la transaction afin de couvrir les frais d’administration applicables.

Utilisation du champ location de point de vente dans l'écran du marchand que vous pouvez distinguer les marchands de les traiter différemment dans l'ACH.

Le transfert d'argent entre le compte principal et le marchand est basé sur les ratios entre les points et les dollars

Exemple

Configuration client
Ratio d'accumulation : 1 point pour 10 $ dépensés
Ratio de rédemption : 1 $ de rabais pour 2 points utilisés

Transaction au terminal
Le consommateur effectue un achat de 100 $ chez le marchand A et accumule 10 points.
Le client utilise ses 10 points chez le marchand B et obtient un rabais de 5,00 $.

Transaction de la chambre de compensation
La chambre de compensation effectuera les transferts suivants entre les marchands :
5,00 $ seront transférés du marchand A à la banque principale
5,00 $ seront transférés de la banque principale au marchand B.

Fréquence

Les transactions sont introduites dans les comptes bancaires du détaillant (comptes du siège social et des marchands) sur une base quotidienne, hebdomadaire, aux 2 semaines ou aux 4 semaines.

Les clients possédant à la fois un programme de carte cadeau et de fidélité pourraient souhaiter des fréquences différentes pour chaque avec la CCA. Dans ce cas, les options sont hebdomadairement et mensuellement seulement.

Une fois paramétrée, cette fréquence peut être modifiée, mais seulement par notre équipe de développement. Si vous souhaitez modifier la fréquence, veuillez contacter votre représentant DataCandy.

Crédits de carte cadeau

Les clients qui facturent leurs marchands pour les cartes cadeaux peuvent désormais créditer le marchand pour le coût de la carte par le biais de la CCA lorsque la carte est activée. Si vous n'avez pas accès à cette fonctionnalité mais souhaiteriez l'avoir, veuillez contacter votre représentant DataCandy. Des frais additionnels pourraient s'appliquer.

Chambre de compensation - Sommaire

Le sommaire affiche toutes les transactions sur une ligne par marchand. Les frais et taxes qui peuvent y être inclus le sont sur des lignes séparées, s'il y a lieu. Puisque les chiffres sont arrondis, il est possible que le total du sommaire ne soit pas exactement le même que la somme des montants. Le montant inscrit à la ligne du sommaire est celui qui est traité par la banque.

Dans le menu principal, sélectionnez Facturation> Compensation > Sommaire.
Sélectionnez la bannière (si applicable).
Sélectionnez le marchand. Seuls les marchands disponibles pour l'utilisateur et/ou dans la bannière sélectionnée seront affichés.
Sélectionner ce qui doit être affiché : Transactions de loyauté, transactions de cartes cadeaux ou frais mensuels. Seulement les options disponibles seront disponibles.
Sélectionnez l'intervalle de dates.
OU
Sélectionnez la date d'opération. Pour les rapports mensuels, la date d'opération ne correspondra pas à la date de fin de période. Vous n'avez qu'à sélectionner la date la plus proche de la fin de la période que vous recherchez. Toutes les données sont incluses pour la période. Vous devez sélectionner un intervalle de dates d'opération afin de voir les fichier de chambre de compensation.
Cliquez sur Rechercher.

Résultats de recherche

Cette section affiche ce qui suit en points (pour la loyauté) et dollars et inclut un total.

Titre de la colonne	Description
No. du magasin	C’est le numéro du magasin qui a été enregistré lors de la création du marchand dans le système DataCandy
Nom du marchand	C’est le nom du marchand où la transaction a eu lieu
Type	La transaction
Points crédités	Les points sont transférés du marchand au siège social.
Points débités	Les points sont transférés du siège social au marchand.
Montant crédité	Les dollars sont transférés du marchand au siège social.
Montant débité	Les dollars sont transférés du siège social au marchand.
Montant crédité net	Les dollars nets qui sont transférés du marchand au siège social.
Montant débité net	Les dollars nets qui sont transférés du siège social au marchand.
Frais (si applicable)	Frais par transaction reçue / payée.
Taxes (si applicable)	Les taxes collectées / payées par le siège social selon les règles de taxation provinciales de la succursale.

Pour afficher les transactions qui sont incluses dans une ligne sommaire, sélectionnez-la et cliquez Détails.

Total de la chambre de compensation

Même que ci-dessus, indiquant les totaux pour toutes les transactions.

Fichiers de la chambre de compensation

Vous devez sélectionner tous les marchands, toutes les bannières (si configuré) et un intervalle de dates afin de voir les fichiers de la chambre de compensation.

Affiche les noms des fichiers qui ont été traités par la banque et les montants nets crédités et débités de ces fichiers.

Sommaire chambre de compensation par bannière

Cette fonctionnalité est disponible uniquement pour les clients utilisant les bannières.

Le sommaire affiche toutes les transactions sur une ligne par bannière. Les frais et taxes qui peuvent y être inclus le sont sur des lignes séparées, s'il y a lieu. Puisque les chiffres sont arrondis, il est possible que le total du sommaire ne soit pas exactement le même que la somme des montants. Le montant inscrit à la ligne du sommaire est celui qui est traité par la banque.

Dans le menu principal, sélectionnez Facturation> Compensation > Sommaire par bannière.
Sélectionner la bannière.
Sélectionner ce qui doit être affiché : Transactions de loyauté, transactions de cartes cadeaux ou frais mensuels. Seulement les options disponibles seront disponibles.
Sélectionnez l'intervalle de dates.
OU
Sélectionnez la date d'opération. Pour les rapports mensuels, la date d'opération ne correspondra pas à la date de fin de période. Vous n'avez qu'à sélectionner la date la plus proche de la fin de la période que vous recherchez. Toutes les données sont incluses pour la période.
Cliquez sur Rechercher.

Résultats de recherche

Cette section affiche ce qui suit en points (pour la loyauté) et dollars et inclut un total.

Titre de la colonne	Description
No. du magasin	C’est le numéro du magasin qui a été enregistré lors de la création du marchand dans le système DataCandy
Nom de la bannière.	C’est le nom de la bannière où la transaction a eu lieu
Type	La transaction
Points crédités	Les points sont transférés du marchand au siège social.
Points débités	Les points sont transférés du siège social au marchand.
Montant crédité	Les dollars sont transférés du marchand au siège social.
Montant débité	Les dollars sont transférés du siège social au marchand.
Montant crédité net	Les dollars nets qui sont transférés du marchand au siège social.
Montant débité net	Les dollars nets qui sont transférés du siège social au marchand.
Frais (si applicable)	Frais par transaction reçue / payée.
Taxes (si applicable)	Les taxes collectées / payées par le siège social selon les règles de taxation provinciales de la succursale.

Pour afficher les transactions qui sont incluses dans une ligne sommaire, sélectionnez-la et cliquez Détails.

Total de la chambre de compensation

Même que ci-dessus, indiquant les totaux pour toutes les transactions.

Détails de la chambre de compensation

Le détail affiche une ligne pour chaque transaction. Puisque les chiffres sont arrondis, il est possible que le total du sommaire ne soit pas exactement le même que la somme des montants. Le montant inscrit à la ligne du sommaire est celui qui est traité par la banque.

Dans le menu principal, sélectionnez Facturation > Compensation > Détails.
Sélectionnez le marchand. Seuls les marchands disponibles pour l'utilisateurs seront affichés.
Sélectionnez le programme. Seuls les programmes disponibles seront affichés.
Sélectionnez la date d'opération. Pour les rapports mensuels, la date d'opération ne correspondra pas à la date de fin de période. Vous n'avez qu'à sélectionner la date la plus proche de la fin de la période que vous recherchez. Toutes les données sont incluses pour la période.
Sélectionnez le type de transaction.
Cliquez sur Rechercher.

Résultats de recherche

Cette section affiche ce qui suit en points (pour la loyauté) et dollars pour chaque transaction.

Titre de la colonne	Description
Date d'opération	Représente la date d'opération de la chambre de compensation
Date de la transaction	Représente la date à laquelle la transaction a eu lieu
No. de carte	Représente le numéro de la carte
Type de transaction	Représente le type de transaction qui a eu lieu chez le marchand
No. de facture	Représente le numéro de facture par défaut dans le terminal bancaire / POS / POS WEB, ou l'entrée faite par l'employé
Nom du marchand	C’est le nom du marchand où la transaction a eu lieu
No. du magasin	C’est le numéro du magasin qui a été enregistré lors de la création du marchand dans le système DataCandy
Points crédités (loyauté seulement)	Les points sont transférés du marchand au siège social.
Points débités (loyauté seulement)	Les points sont transférés du siège social au marchand.
Montant crédité	Les dollars sont transférés du marchand au siège social.
Montant débité	Les dollars sont transférés du siège social au marchand.
Programme	Prépayé ou fidélité